Jumat, 24 Februari 2012

LAPORAN PKL APOTEK KIMIA FARAMA 72


BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang
Upaya peningkatan kualitas dari tenaga kesehatan sangat dibutuhkan agar tercapainya peningkatan pembangunan nasional khususnya dibidang kesehatan, serta meningkatkan mutu sumber daya manusia yang dapat melaksanakan kewajibannya dengan baik dan tercapai masyarakat yang sehat pula.
Banyak instansi dan yayasan yang menyediakan tenaga kesehatan dalam berbagi bidang. Salah satunya SMK S 16 Farmasi Bengkulu yang menghasilkan tenaga kesehatan dibidang farmasi tingkat menengah.
Dalam upaya peningkatan kualitas tenaga kesehatan dibidang farmasi yang siap pakai, maka diperlukan penunjang kegiatan belajar mengajar di luar sekolah. Salah saatunya seperti Praktik Kerja Lapangan(PKL). Yang mana saat PKL merupakan wadah bagi siswa-siswi untuk menimba ilmu dan sebagai pengalaman.
Dengan adanya PKL siswa-siswi mampu berkomunikasi di dunia pekerjaannya sehingga mengetahui permasalahan di lapangan dan cara mengatasinya. Disamping itu, PKL merupakan sarana informasi pendidikan kesehatan bagi siswa, sehingga siswa dapat menyumbangkan keterampilan di bidang farmasi dan mampu bekerja sama dengan tenaga kesehatan lainnya.

1.2  Tujuan Praktek Kerja lapangan (PKL)
1.      Tujuan Umum
Dapat menghasilkan tenaga farmasi tingkat menengah yang mampu bekerja  dalam memberi pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang farmasi.



2.      Tujuan Khusus    
a.       Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan yang membentuk kemampuan peserta didik sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program pendidikan.
b.      Memberikan kesempatan pada peserta didik untuk mendapatkan    pengalaman kerja secara nyata dan sebenarnya.
c.       Memberikan kesempatan pada peserta didik untuk memasyarakatkan diri pada suasana lingkungan kerja yang sebenarnya.
d.      Menumbuh kembangkan dan memantapkan sikap profesionalisme pada peserta didik yang sangat diperlukan untuk memasuki lapangan kerja.
e.       Meningkatkan, memperluas, dan memantapkan proses penyerapan teknologi baru dari lapangan kerja ke sekolah atau sebaliknya.
f.       Memperoleh masukan dan umpan balik guna memperbaiki dan  mengembangkan serta maningkatkan penyelenggaraan pendidikan di Sekolah Menengah farmasi (SMF).
g.      Memberikan kemudahan kesempatan masuk kerja bagi lulusan   Sekolah menengah Farmasi (SMF).



BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1  Pengertian Apotek
Menurut Permenkes RI NO 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang perubahan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/Menkes/per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin Apotek, memberikan batasan tentang apotek yaitu suatu tempat dilakukan pekerjaan farmasi kepada masyarakat.
Apotek pada umumnya memiliki fungsi sebagai tempat pengabdian profesi seorang Apoteker maupun Asisten Apoteker, pelayanan resep dan sebagai sarana farmasi yang melakukan peracikan obat. Apotek juga menyediakan penyaluran berupa perbekalan farmasi misalnya : Obat, obat asli Indonesia, alat kesehatan, kosmetika dan lan-lain. Apotek juga melakukan suatu pengelolaan yang meliputi :
1.      Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan  obat atau bahan obat.
2.      Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi  lainnya.
3.      Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi.

2.2  Tugas dan Fungsi Apotek
Secara umum sebuah Apotek memiliki tugas dan fungsi tertentu yaitu :
a.       Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.
b.      Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk,  pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat.
c.       Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang    diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
d.      Meningkatkan pemahama masyarakat tentang penggunaan obat secara rasional dalam praktek pengobatan sendiri.
2.3  Ketentuan umum dan peraturan perundang-undangan apotek.
1.      Ketentuan Umum Apotek adalah :
a.       Alat kesehatan adalah instrument, aparatus,  mesin ,implan, yang tidak       mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,  menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta   memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
b.      Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.
c.       Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker.
d.      Apoteker Pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek, disamping Apoteker Pengelola Apotek dan atau mengantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek.
e.       Apoteker Pengganti adalah apoteker yang menggantikan Apoteker pengelola apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah memiliki surat izin kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain.
f.       Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan perundang–undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai asisten apoteker.
g.      Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan, peracikan, pengolahan sediaan obat-obatan
h.      Perbekalan farmasi adalah obat, bahan obat, obat asli Indonesia (OT), alat kesehatan dan kosmetika.
i.        Perbekalan Kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang di perlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
j.        Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan pengelolaan apotek.
k.      Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada Apoteker Pengelola Apotek untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita sesuai peraturan yang berlaku.
l.        Sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggara- kan  upaya kesehatan.
m.    Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri   kesehatan kepada apoteker atau apoteker bekerja sama dengan pemilik  sarana untuk menyelenggarakan apotek disuatu tempat tertentu.
n.      Tenaga Kesehatan adalah setiap orang  yang mengabdikan diri dalam  bidang  kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau keterampilan  melalui pendidikan dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu wewenang untuk melakukan  upaya memerlukan kesehatan .
o.      Zat adiktif  adalah bahan  yang penggunaannya dapat  menimbulkan ketergantungan  psikis.
2.      Perundang-undangan Apotek adalah :
a.       UU RI No. 23 tahun 1992 tentang alat kesehatan
b.      UU RI No. 5 tahun 1997 tentang psikotropika
c.       UU RI No. 35 tahun 2009 tentang narkotika
d.      PP RI No. 25 tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26 tahun 1965 tentang apotek.
e.       PP RI No. 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan
f.       SK Menkes RI No.347/menkes/SK/VII/1990 tentang obat wajib apotek no.1.
g.      Kepmenkes RI No.924 /menkes/per/X/1999 tentang obat wajib apotek No.2.
h.      Kepmenkes RI No.1176/menkes/per/X/1999 tentang daftar obat wajib apotek no.3.
i.        Permenkes RI No.919/menkes/per/1993 tentang obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter.
j.        Permenkes RI No.922/menkes/per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara izin apotek.
2.4  Persyaratan Apotek
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/Menkes /per/X/1993 disebutkan bahwa persyaratan-persyaratan Apotek adalah :
a.    Seorang  Apoteker  bekerja sama dengan pemilik  sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk  sediaan  farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.
b.    Sarana Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditas yang lain di luar kefarmasian.
Adapun beberapa persyaratan lain yang harus diperhatikan dalam pendirian Apotek adalah:
A.      Sarana dan Prasarana Apotek
1.  Memiliki ventilasi dan sistem sanitasi yang baik serta memenuhi persyaratan hygiene lainnya.  
2.  Memiliki sarana dan prasarana yang cukup untuk menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek dengan baik.
3.  Memiliki sumber air yang memenuhi syarat kesehatan sesuai ketentuan    yang berlaku.
Apotek juga harus memiliki perlengkapan seperti :
a.       Alat pembuatan, pengolahan dan peracikan.
b.      Perlengkapan dan alat penyimpanan sediaan farmasi dan alat-alat kesehatan lainnya. 
c.       Tempat penyimpanan khusus narkotika.
d.      Alat dan perlengakapan laboratorium khusus untuk pengujian sederhana.
Bangunan apotek sekurang-kurangnya memiliki ruangan khusus untuk :
1.      Ruang peracikan dan penyerahan obat.
2.      Ruangan administrasi dan kerja apoteker.
3.      WC dan kelengkapan calon apotek.
4.      Sumber air harus memenuhi persyaratan kesehatan.
5.      Alat pemadam kebakaran harus berfungsi dengan baik sekurang-kurangnya 2 buah.
6.      Alat penerangan harus cukup terang sehingga dapat menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek.

B.       Perlengkapan Apotek.
Perincian yang akan diperiksa dan persyaratan yang harus dipenuhi adalah :
1.         Alat pembuatan, pengolahan dan peracikan .
2.         Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi.
3.         Wadah pengemas dan pembungkus.
4.         Alat adiministrasi :
a.       Blangko pesanan obat.
b.      Blangko kartu stok obat.
c.       Blangko salinan resep.
d.      Blangko faktur dan balngko nota penjualan.
e.       Buku pencatatan narkotika.
f.       Buku pemesanan obat narkotika.
5.         Buku acuan.
a.       ISO
b.      MIMS

C.      Syarat Administrasi yang dilampirkan pada permohonan izin Apotek.
1.      Salinan/foto copy Surat Izin Kerja Apoteker (SIK).
2.      Salinan/foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP).
3.      Salinan/foto copyan denah bangunan.
4.      Surat yang mengatakan status bangunan dalam bentuk Akte hak       milik/sewa/kontrak.
5.      Daftar Asisten Apoteker dengan mencantumkan nama, alamat, tanggal/ lulus dan nomor izin kerja.
6.      Asli dan salinan foto copy daftar terperinci alat perlengkapan apotek.
7.      NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).

2.5  Tugas dan Tanggung jawab Pengelola Apotek.
Personalia adalah jumlah orang yang bertanggung jawab atas kelangsungan organisasi tersebut untuk mencapai. Personalia apotek tersebut memiliki tugas dan  fungsi masing-masing yaitu :
A.   Apoteker Pengelola Apotek (APA)
1.    Tugas dan kewajiban
a.       Menetapkan kebijaksanaan kepada bawahan.
b.      Mengadakan pemeriksaan, pengawasan terhadap seluruh pekerjaan teknis yang dilakukan oleh bawahan.
c.       Melayani resep dokter serta melakukan pengawasan terhadap bagian-bagian peracikan dan pengambilan obat.
d.      Melakukan pengecekan terhadap semua reesep yang masuk.
e.       Menandatangani semua surat baik surat pesanan, laporan-laporan serta salinan resep.
f.       Memberikan Informasi tentang kegunaan obat.
g.      Membuat Visi dan Misi.
h.      Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.
2.    Tanggung Jawab
a.       APA berkewajiban menghentikan karyawan
b.      Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan profesi dan tugas masing-masing.
c.       Membuat rencana kerja bagi karyawan-karyawan sesuai dengan struktur organisasi yang dibuat
d.      Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh.
e.       Menentukan system atau peraturan yang akan digunakan.


B.   Asisten Apoteker (AA)
1.      Tugas dan kewajiban
a.       Melakukan pembuatan, pengelolahan dan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat kepada pasien.
b.      Membuat laporan Narkotika dan Psikotropika serta obat-obat generik.
c.       Memberikan informasi tentang kegunaan obat kepada pasien.
d.      Menerima dan menyiapkan obat-obat sesuai dengan resep dokter serta pelayanan obat bebas.
e.       Menyiapkan surat pesanan obat apabila ada stok yang kosong .
f.       Menerima dan menandatangani bukti barang yang masuk ke Apotek.
2.      Tanggung Jawab
a.       Menentukan dan melakukan negoisasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier.
b.      Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.
c.       Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli.
d.      Bertanggung jawab terhadap pelayanan resep yang diberikan kepada pasien.
e.       Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap semua tugas yang diberikan oleh atasannya sesuai dengan profesi seorang AA.
C.   Administrasi yang dikerjakan oleh AA
1.      Tugas dan Kewajiban
a.       Pencatatan buku-buku antara lain buku hutang, buku penerimaan barang, buku pembayaran surat-surat, baik surat masuk maupun keluar.
b.      Mengarsipkan surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
c.       Mengetik surat pesanan, laporan obat narkotika, obat psikotropika dan obat generik serta sekaligus mengantarnya.
2.      Tanggung Jawab
Bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan atau di  lakukan oleh pimpinan.
D.   Pemegang Kas
1.         Tugas dan Tanggung jawab.
a.       Mentransaksikan pembayaran hutang.
b.      Menerima, menyiapkan dan mengeluarkan obat.
c.       Pencatatan buku-buku yaitu buku kas.
d.      Menerima uang pembelian dari pasien.
e.       Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit.
2.         Tanggung Jawab
Seorang kasir bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan yang ada kaitannya dengan masalah uang baik penerimaan uang, maupun  pengeluaran uang.

2.6  Tata Cara Pendirian Apotek.
Tata cara permohonan izin Apotek berdasarkan pada Permenkes Nomor 922 tahun 1993 adalah sebagai berikut :
1.      Permohonan izin apotek ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1
2.      Dengan menggunakan formulir APT-2 Kepala Dinas kesehatan kabupaten/ Kota selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan.
3.      Selambat-lambatnya 6 hari setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tim Dinas Kesehatan kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3.
4.      Apoteker pemohon dapat membuat permuatan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan kabupaten/Kota setempat dengan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas kesehatan Propinsi dengan menggunakan formulir APT-4.
5.      Dalam jangka 12 hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaaan Kepala Dinas Kesehatan kabupaten/Kota setempat mengeluarkan izin apotek dengan menggunakan contoh formulir APT-5.
6.      Dalam hal pemeriksaan tim Dinas Kesehatan Kabupen/ Kota atau balai POM apabila masih belum memenuhi syarat, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat dalam jangka waktu 12 hari kerja mengeluarkan surat penundaan dengan menggunakan contoh formulir APT-6.
7.      Apoteker diberi  kesempatan  untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu  bulan sejak tanggal penundaan.
Menurut Kepmenkes Nomor. 1332 tahun 2002 pasal 9, terhadap permohonan izin yang tidak memenuhi persyaratan APA atau persyaratan apotek atau lokasi apotek  tidak sesuai dengan permohonan maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasan-alasannya.
Bila Apoteker Pengelola Apotek menggunakan sarana pihak lain maka penggunaan sarana yang dimaksud didasarkan atas perjanjian kerja sama antar Apoteker dan Pemilik Apotek (PSA).
Pemilik sarana apotek harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan dibidang obat.

2.7  Pengelolaan Apotek.
Yang termasuk kedalam pengelolaan apotek adalah :
1.      Pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat.
2.      Pengadaan,penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya.
3.      Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi.  
A.      Pengelolaan Sarana dan Prasarana Apotek.
Komoditas di Apotek berupa sediaan farmasi, perbekalan kesehatan, alat kesehatan maupun yang lainnya. Yang dimaksud dengan sediaan farmasi adalah  obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik.
Perbekalan kesehatan adalah: semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
Alat Kesehatan adalah: bahan, instrument apparatus, mesin, implant, yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
B.       Pengadaan Sediaan farmasi Oleh Apotek
Pengadaan sediaan farmasi di Apotek, termasuk didalamnya golongan obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, psikotropika dan narkotika dapat langsung dari pabrik farmasi, pedagang besar farmasi maupun apotek lain. Sediaan farmasi berupa golongan obat bebas dapat pula dibeli dari toko obat berizin. Semua pembelian harus dengan faktur pembelian resmi.
Pengadaan obat dilakukan oleh apotek dengan menuliskan sediaan farmasi yang dibutuhkan pada blanko “ Surat Pesanan “ yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
Pengadaan sedian farmasi untuk apotek yang belum  mempunyai SIA (masih dalam proses  permohonan izin apotek) calon Apoteker pengelola Apotek mengajukan surat permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan kabupaten/Kota setempat untuk dapat diberikan surat rekomendasi agar dapat membeli obat untuk keperluan persiapan pembukaan Apotek kepada pabrik obat, Pedagang Besar Farmasi maupun Apotek.



C.    Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek.
Pengelolaan Persediaan Farmasi dan perbekalan Kesehatan, yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Beberapa peraturan terkait pengadaan sediaan farmasi adalah:
1. Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu.
2. Pabrik farmasi dapat menyalurkan hasil produksinya langsung ke pedagang Besar Farmasi, dan apotek memesan melalui distributor tersebut.
3. Apotek dilarang membeli atau menerima bahan baku obat selain dari pedagang  besar farmasi penyalur bahan baku obat.
2.7.1        PENGELOLAAN OBAT.
1.      Perencanaan dan Pengadaan
Pemesanan Barang di Apotek.
a.       Tahap Persiapan.
1)      Perencanaan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data penjualan bebas dibagian peracikan maupun kartu stock yang ada di gudang. Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli. Perencanaan dan pengadaan sediaan  farmasi harus memperhatikan pola penyakit, tingkat perekonomian masyarakat dan budaya masyarakat.
2)      Mencari dan menentukan penyaluran masing-masing obat yang dilengkapi dengan nama, alamat, nomor telepon penyalur, daftar harga obat masing- masing penyalur, penetuan waktu dan frekuensi pembelian.
3)      Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan, persyaratan harga dan potongan-potongan yang diperoleh, persyaratan pengiriman barang barang, dan persyaratan waktu pembayaran.
b.      Tahap Pemesanan
Disiapkan surat pesanan rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur, petugas gudang dan arsip pembelian. Surat pesanan ini berisi antara lain: tanggal, nama perusahaan, nama pemesanan, Nomor SP/SK APA dan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek.
Surat pesanan narkotika merupakan surat pesanan ditulis atas nama apotek dalam memesan obat surat pesanan ini harus dibawa sendiri ke Pedagang Besar Farmasi tempat pemesanan obat dengan membawa uang tunai  setelah obat dapat, kita akan memperoleh faktur yang harus ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
Surat pesanan dibuat 4 rangkap untuk pembelian didalam provinsi, yaitu:
1)      3 Rangkap untuk PBF
2)      1 Rangkap untuk Apotek.
Sedangkan pemesanan obat narkotika diluar propinsi dibuat 5 rangkap dan perlu dilegalisasi oleh Dinas kesehatan, yaitu:
1)      3 rangkap untuk PBF
2)      1 rangkap untuk arsip Dinas Kesehatan.
3)      1 rangkap untuk arsip Apotek.
Untuk pemesanan obat Psikotropika caranya hampir sama dengan pemesanan obat narkotika dan pemesanan obat keras. Bila pemesanan dilakukan diluar provinsi maka harus dilegalisasi oleh Kepala Kantor Dinas Kesehatan Propinsi dan surat pesanan tersebut dibuat 3 rangkap yaitu
1)      Warna putih (asli) dikirim ke Pedagang Besar Farmasi.
2)      Warna merah (copy) ditinggal di Dinas kesehatan provinsi
3)      Warna biru (copy) arsip apotek.
Sedangkan pemesanan didalam propinsi maka surat pesanan tidak perlu dilegalisasi oleh Kepala kantor Dinas Kesehatan dan surat pesanan tersebut dibuat 2 rangkap dimana 1 rangkap dikirim ke Pedagang Besar Farmasi dan 1 lagi sebagai arsip apoteker pengelola apotek.
2.      Penyimpanan.
Suatu kegiatan penyimpanan dan memelihara obat dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian dan terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia.
a.       Tujuan Penyimpanan Obat :
1)      Memelihara mutu obat.
2)      Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
3)      Menjaga kelangsungan persediaan.
4)      Memudahkan pencarian dan pengawasan.
b.      Pertimbangan dalam menentukan tata ruang  yaitu:
1)      Kemudahan  bergerak arus barang.
2)      Sirkulasi udara yang baik.
3)      Penempatan rak yang tepat.
4)      Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika, dan alcohol/zat yang mudah terbakar.
c.       Penyimpanan Barang di Apotek:
1)      Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku penerimaan.
2)      Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stock.
3)      Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang disusun berdasarkan farmatologi dan diurutkan secara abjad.
4)      Barang tertentu disimpan ditempat yang terpisah misalnya:
a)      Narkotika.
b)      Bahan yang mudah terbakar ditempat sendiri.
c)      Serum, vaksin dilemari pendingin.
d)     Cairan dipisahkan dengan padat.

3.      Penjualan.
Tahap Penjualan di Apotek.
Pada apotek proses penjualan barang dibedakan menjadi 2 yaitu: penjualan tanpa resep dan penjualan dengan menggunakan resep. Adapun tahap penjualan dengan resep dokter adalah sebagai berikut:
1. Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil  mengontrol kesediaan obat dan dan diserahkan pada pasien lagi.
2. Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor untuk resep.
3. Resep yang sudah lunas diserahkan pada asisten apoteker yang bertugas untuk :
a. Menghitung komposisi obat.
b. Menyiapkan etiket.
c. Menyiapkan obat/ bahan obat.
d. Meracik obat sesuai permintaan.
e. Pengemasan obat yang sudah selesai diracik.
f. Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali.
g. Resep obat yang sesuai dengan nama pasien.
h. Kelengkapan obat yang sudah diracik.
i.  Komposisi obat dan perhitungan dosis.
4. Penyerahan obat ditentukan dengan ketat antara nomor dan nama pasien harus sesuai.
5. Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun lalu dicatat dipembukuan.

4.      Pengendalian Persediaan (Inventory Control)
Tujuan untuk menciptakan keseimbangan antara besarnya persediaan dengan besarnya permintaan dari sekelompok barang. Besar kecilnya volume pengendalian di Apotek dan di Pedagang Besar Farmasi ditentukan oleh :
a. Kecepatan bergerak atau perputaran.
Barang yang mempunyai kecepatan bergeraknya cepat (Turn over tinggi) disediakan banyak (Product fast moving = produk yang bergerak cepat).
Sedangkan barang yang mempunyai Turn Over Rendah, disediakan lebih sedikit (Product Slow Moving = produk yang bergerak lambat).
b.  Lokasi Apotek
Apotek dikota persediannya cukup disediakan untuk 1 bulan, sedangkan  diluar kota persediaan barang disediakan  untuk beberapa bulan omset.
c.  Kebutuhan Perbulan.
Pembelian berdasarkan kebutuhan perbulan diartikan pengadaan barang sebesar harga pokok atau Costof Goods Sald (CGS)
(Sumber dari Administrasi Jilid III).

Penggolongan Obat
1.      Narkotika
Pengertian Narkotika menurut undang-undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan yang dapat dibedakan kedalam golongan I, II, III.
Menurut UU RI No. 35 Tahun 2009 narkotika dibagai 3 golongan yakni:
a.       Narkotika golongan 1.
Narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi serta mempunyai potensi yang sangat tinggi menimbulkan ketergantungan. Contoh: ganja, papaver  somniverum, cocain (Erythroxylon coca), opium mentah, opium masak, heroin, Etorfin, dll.
b.      Narkotika golongan II
Narkotika yang berkhasiat untuk pengobatan digunakan dalam pilihan terakhir dan akan digunakan dalam terapi atau buat pengembangan ilmu pengetahuan serta memiliki potensi tinggi menimbulkan ketergantungan.
Contoh: fentamil, morfin, petidin, tebaina, tebakon, ekgonina, dll.
c.       Narkotika golongan III
Narkotika yang digunakan  dalam terapi/ pengobatan dan untuk pengembangan pengetahuan serta menimbulkan potensi ringan serta mengakibatkan ketergantungan.
Contoh: etil morfin, codein, propiran, nikokodina, polkodina, norkodeina, dll.
1)      Penyimpanan
Tempat penyimpanan narkotika menurut undang-undang harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a)      Harus lemari khusus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat (tidak boleh terbuat dari kaca).
b)      Harus mempunyai kunci yang kuat.
Dibagi dua kunci berlawanan
(1)   Bagian I: untuk menyimpan morfin, petidin, dan garamnya.
(2)     Bagian II: untuk menyimpan narkotika yang digunakan sehari- hari.
c)      Lemari berukuran tidak kurang dari 400 x 80 x 100 cm. Apabila ukuran lebih kecil maka lemari harus dipaku pada tembok.
2)      Pelayanan Resep Narkotika
Untuk resep yang mengandung narkotika, tidak dapat ditulis dan dicantumkan  tanda n.i (ni iteratur = tidak boleh diulang). Untuk resep narkotika boleh di ambil ½ jika resep tersebut resep asli dari dokter. Kemudian resep asli dibuat dalam salinan resep (copy resep).
Pada waktu pasien datang untuk menembus yang ½ nya lagi harus memberikan copy resep tersebut pada apotek yang sama.




3)      Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan apabila:
a)      Diproduksi tanpa memenuhi persyaratan untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan.
b)      Telah kadaluarsa (Expire date).
c)      Tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan.
d)     Berkaitan dengan tindak pidana.
Pemusnahan Narkotika dilakukan oleh orang/ bidang yang bertanggung jawab  atas produksi dan peredaran narkotika yang disaksikan oleh pejabat yang berwenang dalam membuat berita acara pemusnahan yang memuat antara lain:
a)      Hari, tanggal, bulan dan tahun .
b)      Nama pemegang izin khusus (APA/Dokter).
c)      Nama saksi (1 orang dari pemerintah dan 1 orang dari badan instansi yang bersangkutan).
d)     Tanda tangan penanggung jawab Apotek/ pemegang izin khusus/ dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi.
Penandaan narkotika berdasarkan peraturan yang terdapat Ordonansi Obat Bius yaitu “Palang Merah”.
narkotika.jpg
Gambar Logo Obat Narkotika

2.      Psikotropika
Pengertian psikotropika menurut Undang-undang No. 5 Tahun 1997 tentang psiktropika adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktifitas mental dan perilaku .
Untuk obat psikotropika penyimpanannya dalam lemari penyimpanan yang disusun abjad.
Menurut UU RI No. 5 Tahun 1997, psikotropika dibagi menjadi 4 golongan.
a.       Golongan I
Golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Contoh : 
1)      Lisergida
2)      Psilosibina
3)      MDMA
b.      Golongan II
Golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi atau ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat  mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Contoh   :      1)  Amfetamina
                     2)  Metakualon
c.       Golongan III
Golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Contoh     :      1)  Amobarbital
      2)  Phenobarbital
d.      Golongan IV
Golongan IV adalah psikotropika berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Contoh     :      1)  Diazepam
                        2)  Klordiazepoksida
keras.JPG
              Gambar Obat Psikotropika    
       
a. Pelayanan Resep Psikotropika
Apoteker tidak dibenarkan mengulangi penyerahan obat atas dasar resep yang sama  apabila pada resep aslinya tercantum n.i (ne iteratur = tidak boleh di ulang) atau obat psikotropika oleh Menkes  (Khususnya Balai POM) yang ditetapkan sebagai obat yang tidak boleh diulang tanpa resep baru dari dokter.
b. Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan apabila :
1)      Berhubungan tindak pidana
2)      Diproduksi tanpa memenuhi standar
3)      Telah kadaluarsa
4)      Tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan atau ilmu pengetahuan.
Pemusnahan psiktropika dilaksanakan oleh orang/ bidang yang bertanggung jawab atas produksi dan peredaran psiktropika yang disaksikan oleh pejabat yang berwenang dalam membuat berita acara pemusnahan yang memuat antara lain:
a.       Hari, tanggal, bulan dan tahun.
b.      Nama pemegang izin khusus (APA/dokter).
c.       Nama saksi (1 orang dari pemerintah dan 1 orang dari badan istansi yang bersangkutan).
d.      Nama dan jumlah psikotropika yang dimusnahkan.
e.       Cara pemusnahan.

3.      Obat Keras
Obat keras atau obat daftar G menurut bahasa Belanda dengan singkatan “Gevaarlijk” artinya berbahaya, maksudnya obat dalam golongan ini berbahaya ketika pemakaiannya tidak berdasarkan resep dokter. Menurut Kepmenkes RI yang menetapkan bahwa obat-obat yang termasuk dalam golongan obat keras adalah sebagai berikut:
a.       Yaitu semua obat yang ada pada bungkus luarnya telah disebutkan bahwa obat itu hanya boleh diserahkan dengan resep dokter.
b.      Mempunyai takaran maksimum yang tercantum dalam obat keras.
c.       Diberi tanda khusus lingkaran, bulat berwarna merah dengan garis tepi berwarna hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi.
d.      Obat baru kecuali dinyatakan lain Departeman Kesehatan tidak membahayakan.
e.       Semua sediaan parenteral. 
f.       Semua obat keras yang tercantum dalam daftar obat keras.
Berdasarkan Keputusan Menkes RI No. 02396/A/SK/VIII/1986 tentang tanda khusus obat keras.
     keras.JPG
Gambar Logo obat keras

4.      Obat Bebas (OTC)
Obat yang diserahkan secara bebas tanpa resep dari dokter tidak membahayakan bagi sipemakai diberi tanda lingkaran hijau deengan garis tepi berwawarna hitam.
Pengelolaan Obat Bebas
Penyimpanannya dibagian etalase pada ruang pelayanan obat bebas dan disusun menurut abjad atau penyimpanannya dalam lemari yang tidak terkena cahaya matahari langsung, bersih dan tidak lembab.
obat bebas.jpg
Gambar Logo Obat Bebas

5.      Obat Generik
Obat Generik adalah obat dengan nama INN (International Non Pro Prientary) yang ditetapkan dalam Farmakope Indonesia untuk zat berkhasiat yang dikandungnya.

Pengelolaan Resep
Penyimpanan obat generik disimpan dalam lemari khusus generik yang terdapat diruang racikan dan disusun menurut abjad.
generik.jpg
Gambar Logo Obat Generik

6.      Obat Wajib Apotek (OWA)
Adalah obat keras yang dapat di serahkan oleh apoteker di Apotek tanpa resep dari dokter. Penyerahan Obat Wajib Apotek (OWA) oleh apoteker terdapat kewajiban – kewajiban sebagai berikut :
a.       Memenuhi batas dan ketentuan setiap jenis obat per pasien yang disebutkan dalam Obat Wajib Apotek yang bersangkutan
b.      Memuat catatan pasien serta obat yang diserahkan
c.       Memberikan informasi tentang obat.
1)      Oral kontrasepsi baik tunggal maupun kombinasi untuk satu siklus
2)      Obat saluran cerna yang terdiri dari:
a)      Antasid+antispasmodik+sedatif.
b)      Antispasmodik (papaverin, hioscin, atropin).
c)      Analgetik + antispasmodik.
Pemberian maksimal 20 tablet.
3)      Obat mulut dan tenggorokan, maksimal 1 botol.
4)      Obat saluran nafas yang terdiri dari obat asmatablet atau mukolitik, maksimal 20 tablet.
5)      Obat yang mempengaruhi sistem neumuskular yang terdiri dari:
a)      Analgetik
(antalgin, asammefenamat, glavenin, antalgin + diazepam, atau derivatnya). Maksimal 20 tablet
b)      Antihistamin, maksimal 20 tablet
6)      Antiparasit yang terdiri dari obat cacing, maksimal 6 tablet.
7)      Obat kulit topikal yang terdiri dari:
a)      Semua salep atau cream antibiotik.
b)      Semua salep atau cream kortikosteroid.
c)      Semua salep atau cream antifungi.
d)     Antiseptik lokal.
e)      Enzim antiradang topikal.
f)       Pemutih salep, maksimal 1 tube.

7.      Obat Prekusor
Zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan dalam pembuatan narkotika dan psikotropika. Undang-undang prekusor Peraturan pemerintah RI No 44 tahun 2010 tentang prekusor pasal 2. Obat prekusor tidak dapat diserahkan kepada pasien tanpa adanya resep dari dokter.
Pengelolaan Obat Prekusor
Penyimpanan obat prekusor harus di lemari khusus untuk obat prekusor terbuat dari bahan yang kuat (tidak boleh terbuat dari kaca).
Contoh Obat Prekusor :
a.       Metilat
b.      Cafergot
c.       Pk Kristal
d.      Metil Erigotritomesin
e.       Efedrin

8.      Alat Kesehatan
Menurut UU RI No. 23 Tahun 1992 tentang alat kesehatan, Alat kesehatan adalah bahan, instrument apparatus, mesin, implant, yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
Pengelolaan Alat Kesehatan
Disimpan dalam lemari khusus alat kesehatan yang penyusunannya berdasarkan kegunaan dan diurutkan sesuai abjad.

9.      Obat Rusak dan Kadaluarsa
Obat rusak adalah obat yang bentuk dan kondisinya tidak dapat digunakan lagi atau rusak. Kadaluarsa adalah waktu yang menunjukkan batas terakhir obat masih memenuhi syarat baku. Daluarsa dinyatakan dalam bulan dan tahun harus dicantumkan dalam etiket.
a.       Pengelolaan Obat rusak dan kadaluarsa
1)      Mengumpulkan obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa .
2)      Catat jenis dan jumlah obat yang rusak/ kadaluarsa tersebut pada kolom pengeluaran.
3)      Isi format laporan.
4)      Kirim obat yang rusak/ kadaluarsa bersama-sama laporan ke Dinas Kesehatan Kota.
b.       Manfaat informasi laporan obat rusak atau kadaluarsa, antara lain.
1)      Untuk memperbaharui catatan mutasi obat dalam kartu stok pada satuan kerja yang melaporkan dan menerima kembali obat rusak/daluarsa.
2)      Untuk mengetahui persediaan obat yang betul-betul dapat dipakai.
3)      Sebagai informasi awal untuk menulusuri penyebab kerusakan obat. 

2.7.2        Pengelolaan Obat
Pengelolaan resep merupakan salah satu jenis pelayanan di Apotek. Dalam melayani resep Apoteker wajib :
1. Melayani resep sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesinya yang di landasi  pada kepentingan.
2. Pada apotek, Apoteker tidak di izinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten.
3. Pada apotek, jika pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis dalam resep, Apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pilihan obat yang lebih tepat.
4. Apoteker wajib memberikan informasi mengenai :
a.       Yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien.
b.      Penggunaan obat secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat.
Dan apabila terjadi kekeliruan didalam sebuah resep maka harus melakukan hal sebagai berikut :
1. Apabila Apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat atau dalam penulisan resep yang tidak tepat, Apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis resep.
2. Apabila dalam hal dimaksud karena pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap dalam pendiriannya, dokter wajib menyatakan secara tertulis atau membutuhkan tanda tangannya yang lazim di atas resep.
Apoteker pengelola Apotek mengatur resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut peneriman resep. Resep harus disimpan sekurang-kurangnya selam 3 tahun. Resep yang disimpan melebihi jangka 3 tahun dapat dimusnahkan. Resep yang mengandung narkotika dipisahkan dari resep lain. Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan, rangkap 4 dan ditanda tangani oleh Apoteker pengelola Apotek, bersama dengan sekurang-kurangnya seorang petugas apotek.

2.7.3        Pengelolaan Administrasi
A.    Pembukuan
Tujuan dari pelaksanaan pembukuan adalah dengan adanya administrasi pembukuan dapat melihat dan mengontrol seluruh kegiatan yang ada di apotek maupun di puskesmas.
a.       Administrasi pembukuan di Apotek
1.      Buku kas
Adalah sebuah buku yang digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan secara normal.
2.      Buku Pencatatan Barang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang dikirim berdasarkan faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi buku ini ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang kemudian barang yang diterima harus dicek terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.
3.      Buku Pencatatan resep
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang masuk ke apotek yang harus ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini juga berguna apabila ada kesalahan dalam menerima resep.
4.      Buku Bank
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat setoran membayar lewat cek di Bank dan mencatat hutang apotek ke bank.
5.      Buku blanko surat pemesanan  barang
Adalah buku yang berisikan atas suatu barang atau obat yang telah habis atau persediaan obat sudah sangat sedikit.
6.      Buku Ekspedisi
Adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor surat penting yang akan dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan dalam mencatat pelaporan obat setiap bulannya.
7.      Blanko Salinan Resep
Adalah salinan resep yang digunakan berupa salinan resep tertulis dari suatu resep atau nama lainnya “Apograph”.
8.      Blanko Kwitansi
Adalah digunakan apabila pasien menginginkan bukti pembayaran atas resep yang telah dibelinya.



B.     Laporan 
Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-jenis pelaporan di puskesmas dan di Apotek.
a.       Laporan di apotek
1)      Laporan Obat Narkotika
Pelaporan untuk resep yang mengandung narkotika disiplin dari resep obat lainnya, persediaan obat narkotika yang masuk ke apotek terdiri atas:
a)      Persediaan narkotika pada awal dan akhir bulan
b)      Pembahasan (pembelian, pembuatan dan pemborongan).
c)      Pengurangan (penyerahan, penbuatan).
Laporan obat narkotika dibuat rangkap 3 yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan :
Dinas Kesehatan Provinsi → Balai POM → Arsip Apotek
2)      Laporan obat psikotropika
Pelaporan untuk psikotropika sama dengan halnya dengan narkotika dipisahkan dengan laporan obat lainnya ditujukan kepada Kantor Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan:
   Dinas Kesehatan Provinsi → Balai POM → Arsip Apotek
3)      Laporan Obat Generik
Pelaporan obat generik dilakukan 3 bulan sekali dibuat 4 rangkap ditujukan kepada kantor Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan:
Dinas Kesehatan Provinsi → Balai POM → Arsip Apotek



4)      Laporan Obat Prekusor
Pelaporan untuk obat prekusor sama dengan halnya dengan narkotika dipisahkan dengan laporan obat lainnya ditujukan kepada Kantor Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan:
Dinas Kesehatan Provinsi → Balai POM → Arsip Apotek



BAB III
TINJAUAN KHUSUS

3.1  Sejarah Apotek Kimia Farma 72
Apotek Kimia Farma 72 berdiri dan mulai beroperasi pada tanggal 1 Juli 1998, pada waktu itu namanya apotek pelengkap rumah sakit umum Bengkulu. Apotek ini merupakan satu satunya apotek milik pemerintahan sebagai badan usaha milik Negara (BUMN).
Apotek pelengkap rumah sakit umum merupakan kerjasama PT. Kimia Farma dengan rumah sakit Bengkulu yang pada saat itu APA (Apoteker Pengelola Apotek) adalah Drs. Umar Said, Apt.(1988-1990). Adapun tujuan kerjasama ini adalah untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dan semaksimal mungkin bagi masyarakat dalam bidang kesehatan serta untuk membantu pemerintahan dalam bidang pemasaran obat generik berlogo.
Pada tanggal 1 Desember 1990, APA kemudian diganti dengan Drs. Mansyur Syah,  Apt (1990-1997) kemudian tanggal 1 Desember 1993 Apotek kimia Farma memindahkan lokasi apotek kejalan Soeprapto No.64 Bengkulu. Sejak kepindahannya, Apotek pelengkap rumah sakit umum berubah nama menjadi Apotek Kimia Farma 72 berdasarkan surat izin apotek (SIA) No.422/09.APTK/IX/2005. Pada bulan Agustus 1997 apotek dipimpin oleh Drs.Noviardi.Apt. pada bulan Juli 2001 PT. Kimia Farma menjadi perusahaan yang menyatu ketengah-tengah masyarakat. Pada tahun 2001 apotek ini dipimpin oleh Drs.Juri Waltra.Apt. pada bulan Januari 2004 apotek dipimpin oleh Drs. E.R Rusman, Apt, bulan September 2005 diganti oleh M.Rony Hidayat, S.Si. Apt. pada tanggal 1 September 2008 apotek dipimpin oleh Herlambang Wahyu Utomo, S.Farm, Apt. pada tanggal 10 Februari 2010 sampai sekarang apotek dipimpin oleh Oskar Skarayadi, S.Si, Apt.
Apotek Kimia Farma Bengkulu termasuk dalam area Bisnis Manager (BM) Palembang. Adapun yang termasuk area BM Palembang, Bengkulu, Jambi, Pangkal Pinang.

3.2  Tata Ruang Apotek
Apotek Kimia Farma 72 terdapat 3 ruangan yang digunakan sebagai pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
Lantai 1
Digunakan sebagai tempat pekerjaan penjualan bebas dan pelayanan resep dokter dan tempat peracikan resep (Lihat gambar 1)
Gambar 1


 






Keterangan Lantai 1:
1.         Pintu
2.         Lemari pendingin
3.         Ruang tunggu
4.         Rak obat anti infeksi
5.         Rak obat saluran pencernaan dan SSP
6.         Rak obat alergi dan system imun
7.         Rak obat hormon
8.         Rak obat muscolo skeletal
9.         Rak obat saluran pencernaan
10.     Rak obat system endokrin
11.     Rak obat nutirisi
12.     Rak obat jantung dan peredaran darah
13.     Vitamin dan mineral
14.     Rak obat generic (tablet, dry sirup, salep, injeksi
15.     Rak obat laruratan
16.     Rak obat dermatologi mata
17.     Kasir II
18.     Lemari obat narkotika dan psikotropika
19.     Rak obat pabrik kimia farma
20.     Kasir I
21.     Kasir III
22.     Westafel
23.     Meja racikan
24.     Lemari pendingin
25.     WC
26.     Tangga menuju lantai 2








Lantai II terdiri dari 4 (empat) ruangan yaitu Kepala Apotek (APA), gedang obat dan 2 (dua) ruangan tempat praktek dokter (Lihat gambar 2)
Gambar 2

Keterangan:
1)        Teras
2)        Ruang APA (Apoteker Pengelola Apotek)
3)        Ruang Praktek Dokter Jenni
4)        Ruang Tunggu
5)        Meja Perawat
6)        Ruang Praktek Dokter gigi Marlyna
7)        Gudang obat
8)        Ruang pasien
9)        Tangga menuju lantai III
3.3  Struktur Organisasi


 

















Gambar Struktur Organisasi
Personalia
Di apotek Kimia Farma 72 seluruh pegawai berjumlah 10 orang yang terdiri dari:
1.      Oskar Skarayadi, S.Si., Apt                  (Apoteker Pengelola Apotek)
2.      Murdo Basuki, S.Sos                             (TU (Tata Usaha))
3.      Intan Yulia Sari S. Farm., Apt              (Apoteker Pendamping Apotek )
4.      Azhari                                                    (Asisten Apoteker)
5.      Eliyani                                                   (Kasir)
6.      Rani Sabatini Juliana Amd. Farm          (Asisten Apoteker)
7.      Ratika Dwi Klara                                  (Asisten Apoteker)
8.      Endang Suryani                                     (Asisten Apoteker)
9.      Elza Yunita                                            (Asisten Apoteker)
10.  Luviana                                                  (Asisten Apoteker)
11.  Reni Damayati                                       (Asisten Apoteker)

3.4  Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab
1.      Kepala Apotek
a.       Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan di Apotek.
b.      Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan.
c.       Mengajukan permintaan obat kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF).
d.      Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati I setempat.
2.      Petugas Gudang Obat Apotek
a.       Menerima, menyimpan, memelihara obat yang ada di gudang membuat catatan mutasi obat yang keluar maupun yang masuk gudang obat Apotek dalam kartu stok.
b.      Mempersiapkan data penerimaan dan pemakaian obat.
c.       Mengkompilasi data pemakaian dan sisa obat dari masing-masing sub unit.
d.      Mempersiapkan laporan pemakaian dan permintaan obat.
e.       Menerima, menyimpan dan memelihara bukti serah terima barang berupa faktur.
f.       Melayani permintaan obat oleh kamar obat dan Apotek pembantu.
g.      Menerima dan mengumpulkan obat rusak/ kadaluarsa dari gudang simpanannya.
h.      Mempersiapkan laporan obat hilang, rusak dan kadaluarsa.
i.         Melaporkan obat yang tidak dipakai, hilang, rusak dan kadaluarsa kepada Kepala Apotek.
j.        Menyimpan kartu stok selama 10 tahun.


3.5  Pengelolaan Barang
a.    Pemesanan Barang
Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur, gudang dan arsip pembelian.
b.    Penyimpanan
1)      Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku harian penerimaan barang
2)      Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok
3)      Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang
4)      Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya:
a)      Narkotika, disimpan di lemari terkunci
b)      Serum, vaksin dilemari pendingin
c)      Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri
c.    Penjualan
1) Penjualan obat bebas, alkes dan lain-lain:
(1)      Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan berupa bon atau kwintasi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal, nama barang, banyak harga satuan dan jumlah.
(2)      Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah bon/ kwintasi. Tembusan 1 dipegang sebagai arsip kasir setelah diberi stempel lunas.
(3)      Asli dan tembusan ke 2 diserahkan kepada pelayan apotik untuk pengambilan barang setelah tembusan ke 2 asli diberi tanda barang telah diambil. Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang.
(4)      Bon yang asli dan obat-obat bebas diserahkan kepada pasien.
2) Penjualan obat dengan resep dokter:
(1)      Resep yang diterima dari  pasien diberi harga sambil mengontrol ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi.
(2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta catat nama, umur. Alamat  yang lengkap di belakang resep
(3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang   bertugas untuk:
(a)      Menghitung komposisi obat
(b)     Menyiapkan etiket
(c)      Menyiapkan obat/ bahan baku obat
(d)     Meracik obat sesuai ketentuan yang barlaku
(e)      Pengemasan obat yang sudah selesai diracik
(4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali
(a)    Resep oba yang sesuai nama pasien
(b)   Komposisi obat dan perhitungan dosis
(c)    Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik
(5)   Penyerahan obat oleh petugas yang telah ditentukan dengan control yang ketat antara namor dan nama pasien harus sesuai
(6)   Paraf pasien yang telah meminta / mengambil obat tersebut
(7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi  perhitungan harga pokok obat + laba + obat R/ (rangkap 2)
(8)   Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara   teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun
(9)   Kalkulasi harga pokok obat diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicatat.
d.   Pengendalian Persediaan
Tujuan untuk menciptakan keseimbangan antara besarnya persediaan dengan besarnya permintaan dari sekelompok barang. Besar kecilnya volume pengendalian di Apotek dan di Pedagang Besar Farmasi ditentukan, oleh:
1).Kecepatan bergerak atau berputar
Barang yang mempunyai kecepatan bergeraknya cepat (Turn over tinggi) disediakan banyak (Product fast moving) = Produk yang bergerak cepat). Sedangkan barang yang mempunyai Turn Over Rendah, disediakan lebih sedikit (Product Slow Moving) = Produk yang bergerak lambat).
2). Persediaan Barang
Apotek dikota persediaannya cukup disediakan untuk 1 bulan, sedangkan diluar kota persediaan barang disediakan untuk beberapa bulan omset.
3). Kebutuhan perbulan
Pembeli berdasarkan kebutuhan perbulan diartikan pengadaan barang sebesar harga pokok atau Cost of Good Sald (C.G.S)
(Sumber dari Administrasi Farmasi Jilid III)

A.    Pemesanan Barang
Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur, gudang dan arsip pembelian.

B.     Penyimpanan
1.      Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku harian penerimaan barang
2.      Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok
3.      Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang
4.      Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya:
a.       Narkotika, disimpan di lemari terkunci
b.      Serum, vaksin dilemari pendingin
c.       Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri

3.6  Pengelolaan Obat
A.    Perencanaan
Aliran barang masuk di Apotek Kimia Farma 72, terbagi menjadi 3 (tiga) yaitu:
1.      Aliran Barang intern, yaitu aliran barang-barang masuk dari bisnis manager  Palembang atau dari apotek lain di BM Palembang.
2.      Aliran barang ekstren, yaitu Aliran barang masuk PBF.
3.      Pembelian mendesak, permintaan obat ke apotek lain yang sifatnya mendesak, permintaan obat dari resep dokter (di izinkan apabila stock obat kosong), mohon beli ke apotek lain untuk resep-resep yang obatnya habis atau kurang. Proses masuk distribusi obat dan pembekalan Farmasi di Apotek Kimia Farma 72 yaitu:

B.     Pengadaan
Pemesanan
Pemesanan barang dilakukan dengan mencatat nama barang yang akan di pesan yang telah di catat pada buku defekta, ke dalam suatu surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang berisi permintaan barang yang di butuhkan Apotek yang di tujukan ke pedagang Besar Farmasi dan ditanda tangani oleh Apoteker.
1.      Konsinyasi
Konsinyasi adalah perbekalan farmasi yang di titipkan kepada apotek. Konsinyasi mempunyai jangka waktu tertentu misalnya : 2-3 bulan. Apabila obat atau perbekalan farmasi tersebut habis terjual maka pihak apotek harus membayar dan difakturkan oleh pedagang Besar Farmasi yang menitipkan obat atau perbekalan farmasi tersebut.
2.      Stock Opname
Stock opname adalah pengecekan terhadap obat atau perbekalan farmasi, stock opname di lakukan 3 bulan sekali yang berguna memenuhi.
a.       Jumlah dan jenis obat yang paling banyak di perlukan dan untuk memudahkan pemesanan.
b.      Data ini berguna untuk evaluasi apotek
c.       Pengecekan kadaluarsa (expired date)

C.    Penyimpanan dan Pencatatan Obat
Barang yang telah diterima dari Pedagang Besar Farmasi setelah di catat barang tersebut harus disimpan menurut jenis dan sifat barang, dan di simpan ditempat terpisah.
Contohnya:
1.      Obat Generik
2.      Obat paten
3.      Obat luar
4.      Obat Narkotika
5.      Obat Psikotropika
6.      Obat Prekusor
7.      Obat tidak tahan panas
8.      Sirup, dll.

1.      Pencatatan Obat
Setiap sediaan farmasi yang masuk dan keluar harus di periksa pada kartu stok.
2.      Penyimpanan obat narkotika
Menurut permenkes Nomor: 28/ Menkes/ Per/ 1978 tentang penyimpanan obat narkotika, dilakukan di lemari khusus atau bahan lain yang kuat yaitu:
a.       Di buat dari kayu atau bahan lain yang lebih kuat
b.      Mempunyai kunci-kunci yang kuat
c.       Di bagi 2 (dua) dengan kunci yang berlainan yaitu:
1)      Bagian pertama: penyimpanan morfin, petidin, dan garam-garamnya
2)      Bagian kedua: penyimpanan narkotika yang di pakai sehari-hari.



D.    Pendistribusian Obat
1.        Penjualan Bebas
Penjualan bebas adalah penjualan obat tanpa resep. Dalam pemenkes nomor 924/Menkes/Per/X/1993 tentang obat wajib apotek no 2 menyatakan APA dapat menjual obat bebas yang di nyatakan sebagai obat wajib apotek tanpa resep dokter. Obat wajib apotek adalah obat bebas yang dapat di serahkan oleh APA kepada pasien tanpa resep dokter. Daftar obat ini di tetapkan berdasarkan SK Menkes RI Nomor 347/Menkes/SK/VIU/1997 tentang obat wajib apotek No. 1 dan keputusan Menteri Kesehatan No 924/Menkes/Per/X/1993 tentang Wajib ApotekNo. 2.
2.        Penjualan Dengan Resep
Penjualan dengan resep adalah penjualan obat dengan resep dokter. Sistem pelayanan ini di apotek Kimia Farma 72 ada 6 (enam) yaitu penerimaan resep.
a.        Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep
1)      Nama, Alamat, No hp dan tanda tangan dokter penulis resep
2)      Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai
3)      Nama pasien, umur, alamat dan no telepon
b.      Perjanjian dan pembayaran
1)      Pengambilan obat semua atau sebagian
2)      Atau tidak penggantian obat atas persetujuan dokter atau pasien
c.       Peracikan
1)      Penyiapan etiket  atau penandaan obat dan kemasan
2)      Peracikan obat (hitung, campur, kemas)
3)      Penyajian hasil akhir peracikan
d.      Pemeriksaan akhir
1)      Kesesuaian hasil peracikan dengan resep.
2)      Nomor resep.
3)      Nomor obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai.
4)      Nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon.
e.       Penyerahan Obat dan pemberian informasi
Penjelasan obat harus di sertai dengan penjelasan info tentang:
Nama obat, bentuk dan sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai, cara penyimpanan, efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya, tanda terima pasien atau penerima obat.
f.       Layanan Purna Jual
1)      Komunitas dan informasi dan penerima obat
2)      Penggantian obat bila di perlukan atas permintaan dokter
Pengelolaan obat di Apotek  Kimia Farman No. 72 sebagian besar sudah sama dengan teori, dan juga sudah berjalan dengan baik. Obat-obat yang masuk atau keluar dicatat di buku Defecta, termasuk juga bila ada obat yang kosong atau habis. Kemudian dari buku defecta obat di pesan dengan menggunakan surat pesanan, baik generik, paten, dan obat-obat bebas. Obat tersebut di pesan di PBF. Tapi khusus obat-obat narkotika dan psikotropika mempunyai surat pesanan yang berbeda dengan obat-obat lainnya.
1)      Surat pesanan obat bebas, bebas terbatas, keras dibuat rangkap 2 yang asli dikirim ke PBF dan tembusannya sebagai arsip apotek.
2)      Surat pesanan psikotropika, pemesanannya di lakukan di luar provinsi, sebelum dikirim ke PBF, surat pesanan di legalisir terlebih dahulu ke Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu.
3)      Surat pesanan narkotika dibuat 4 rangkap dan yang berhak tanda tangan adalah APA.
Surat pesanan yang dipesan di luar provinsi harus di legalisir, sedangkan yang di dalam provinsi tidak di legalisir. Penyimpanan obat narkotika dan psikotropika harus di simpan secara tertentu yaitu disimpan di lemari kayu dan di beri kunci. Barang atau obat yang diterima dari PBF, dicek ED, jumlah dan kondisi obat, keadaan obat atau barang yang masuk dan dilihat apakah sudah sesuai atau belum dengan faktur atau surat pesanan. Bila sudah sesuai obat tersebut di stock. Kemudian barulah faktur di tanda tangani oleh AA, untuk obat Narkotika yang menanda tangani harus apoteker setelah obat diterima lalu obat di hargai dan di susun pada tempatnya atau diletakan di dalam gudang Apotek yang terlindung dari sinar matahari. Fungsinya untuk mencegah kerusakan dan penurunan mutu obat atau barang yang di simpan.
Obat-obat yang ada di apotek disimpan di tempatnya masing-masing sesuai dengan huruf abjad. Obat golongan narkotika dan psikotropika di simpan di lemari yang sangat khusus, hal ini di lakukan untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan obat.
Golongan obat lainnya seperti : golongan obat generik, obat paten, antibiotik, syrup, salep, cream, tablet, dan lain-lainnya. Disimpan di rak obat yang telah di tentukan. Untuk obat-obat yang tidak tahan terhadap panas seperti : suppositoria, ovula di simpan di lemari pendingin. Penyusunan Apotek Kimia Farma No. 72 berdasarkan farmakologi obat kemudian diurutkan sesuai abjad, dan dengan system FIFO dan FEFO.




























Rounded Rectangle: Resep diterima
Asisten
Apoteker



Rounded Rectangle: Di beritahukan kepada pasien mengenai harga resep, setuju atau tidak setuju (bila setuju resep ditebus, bila tidak resep dikembalikan)
















Rounded Rectangle: Di periksa kembali kebenaran
nyaaa





 









                                                                                                                            









Rounded Rectangle: Penyerahan obat dan pemberian informasi dari AA kepada pasien
 






Gambar Tahap-Tahap Pelayanan Resep Umum (Tunai)

















Rounded Rectangle: Di serahkan ke pasien dan pemberian informasi obat ke pasien

Rounded Rectangle: Di tagih pada perusahaan tempat pasien bekerja



Rounded Rectangle: Di periksa kembali









 












Gambar Tahap-Tahap Pelayanan Resep Kredit
Untuk resep langganan kredit penagihannya dilakukan pada akhir bulan, semua resep di rekap sesuai dengan perusahaan masing-masing. Lalu bersama rekapan dari Kimia Farma 220 kemudian disatukan dari ditagih ke perusahaan yang bersangkutan. Cara pembayarannya adalah dengan cara mentransfer uang melalui Bank ke Nomor Rekening Apotek Kimia Farma 72 dari PT Perusahaan tersebut.

3.7    Pengolahan Resep
Pengelolaan Resep di apotek Kimia Farma No.72 sudah sesuai dengan yang ada di teori. Apotek kimia farma 72 melayani resep dokter, resep kredit dan penjualan obat bebas.
Adapun cara Apotek Kimia Farma melayani, yaitu :
1.      Resep di terima dari pasien, lalu di lihat apakah obat tersebut ada atau tidak.
2.      Apabila obat tersebut tidak ada, maka dilakukan MB ke Apotek lain. Namun apabila  Apotek lain obat tersebut habis atau kosong maka harus di konfirmasikan kepada dokter  yang bersangkutan. Akan tetapi apabila obat tersebut ada, maka obat tersebut di hargai dan di beritahukan  pada pasien.
3.      Kemudian AA menanyakan pada pasien, apa obat tersebut ingin di ambil semua atau setengah. Apabila pasien tidak sanggup membayar seluruh harga obat, maka pasien berhark meminta setengah. jadi, Apotek harus menyediakan salinan resep (copy resep). Bila pasien telah setuju maka resep diberi no urut. Lalu obat tersebut disiapka, dan apabila ada obat yang harus diracik, maka obat di racik dahulu, hingga obat diberi etiket. Lalu obat tersebut diperiksa kembali.
4.      Obat diberikan kepada pasien dan AA memberikan informasi tentang penjelasan obat: aturan pakai, khasiat, waktu minum, penyimpanan, kadaluarsa obat dan lamanya penggunaan obat.
Cara pemakaian obat: sirup (di kocok), antasida (di kunyah), sublingual (diletak dibawah lidah), suppositoria (melalui dubur), injeksi (di suntik), tablet dan kapsul (di telan) dll.
Semua resep di simpan selama 3 tahun, setelah 3 tahun resep di musnahkan. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai oleh Apoteker pengelola apotek bersama dengan sekurang-kurangnnya seorang petugas apotek. Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan, rangkap 4 dan ditanda tangani oleh APA bersama dengan sekurang-kurangnya seorang petugas apotek, dan mengundang salah satu perwakilan dari dinas BPOM untuk menyaksikan pemusnahan resep dan untuk tanda tangan di berita acara.
Berita acara pemusnahan memuat:
1.      Hari,tanggal,tahun pemusnahan
2.      Nama dan jumlah saksi
3.      Nama dan jumlah resep yang dimusnahkan
4.      Cara pemusnahan
5.      Tanda tangan dari APA dan AA

3.8    Pembukuan
1.      Klad kas (buku kas)
Berguna untuk mencatat semua transaksi yang masuk dan yang keluar. Klad kas dibuat setiap harinya berdasarkan bukti pengeluaran dan pemasukan kas. Buku ini di tutup setiap akhir bulan dan dapat dilihat keadaan Apotek setiap 1 bulan.
2.      Klad Bank (buku bank)
Klad bank ada tempat pencatatan semua transaksi pemasukan dan pengeluaran uaang yang dibayar melalui Bank cek, bilyet giro sesuai rekening di bank maupun tunai.


3.      Buku Pencatatan Narkotika
Buku pentatan narkotika adalah buku yang digunakan untuk mencatat  keluar dan masuknya obat narkotika di apotek setiap hari.
4.      Buku Pencatatan Psikotropika
Buku pencatatan psikotropika adalah buku yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya obat psikotropika di apotek setiap harinya.
5.      Rekap Tagihan
Buku ini dignakan untuk mencatat nama karyawan yang menjadi tanggungan perusahaan yang berlangganan di apotek. Pembuatan rekening setiap perusahaan tempatanya terpisah dan bentuk formulirnya masing-masing berbeda.
6.      Kartu Stok
Kartu stok adalah kartu yang digunakan untuk mengetahui masuk dan keluarnya obat setiap hari di apotek. Obat yang masuk dan keluar di catat setiap hari pada kartu ini.

Tabel 6:  Contoh Kartu Stok
Tanggal
No
+
-
Sisa
Paraf
20-09-09
55
100
-
145

21-09-09
155
-
5
140


7.      Buku Salinan Resep (Copy resep)
Salinan resep adalah salinan yang dibuat oleh Apoteker yang memuat semua keterangan yang terdapat dalam resep asli. Buku salinan resep adalah buku yang terdiri dari lembaran yang digunakan untuk mencatatn kembali resep dokter.
Pencatatan ini dilakukan atas kemauan pasien bila pasien ingin mengambil obat tidak secara keseluruhan.



8.      Blangko Kwintasi
Blangko Kwintasi adalah blongko yang digunakan apabila pasien menginginkan bukti pembayaran untuk keperluan tertentu.

3.9    Laporan 
1.      Pelaporan Obat Narkotika
Dibuat untuk menghindari penyalahgunaan narkotika. Pelaporan digunakan setiap bulan yang dibuat rangkap 5 (lima) yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan kepada :
a.       Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu
b.      Kepala Badan POM Bengkulu
c.       Kepala  Penanggung Jawab Narkotika PT Kimia Farma
d.      Arsip apotek
2.      Pelaporan Obat Psikotropika
Obat Psikotropika menurut zat alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat Psikotropika melalui pengaruh selektif pada susunan syaraf pusat. Laporan ini di buat 4 (empat ) rangkap di tujukan kepada Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu dengan tembusan kepada :
a.       Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu
b.      Kepala Badan POM Bengkulu
c.       Arsip Apotek
3.      Laporan Obat Generik
Obat generik adalah obat dengan nama dagang ditetapkan dalam zat berkhasiat yang dikandungnya. Laporan ini di buat 4 (empat) rangkap di tujukan kepada Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu dengan tembusan kepada:
a.       Dinas Kesehatan Kota Bengkulu
b.      Kepala Badan POM Bengkulu
c.       Arsip Apotek


4.      Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian/ Laporan Penjualan
Laporan ikhtisar penerimaan harian merupakan laporan yang digunakan untuk mencatat penerimaan harian resep tunai maupun kredit.
5.      Laporan Pembelian
Laporan pembelian adalah laporan yang dugunakan uuntuk mencatat semua transaksi pembelian tunai maupun kredit berdasarkan nama kreditus tanggal dan nomor faktur dari pihak distributor intern dan ekstern.
6.      Laporan BPBA /Droping
Laporan BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) jumlah permintaan Bisnis Manager Palembang dalam satu bulan. Jumlah obat yang diberikan atau yang di droping untuk Apotek Kima Farma 72 atau Apotek Kimia Farma lainnya dalam lingkup Bisnis Manager Palembang.
Bukti Setor Kasir
Bukti setor kasir adalah blangko yang di gunakan untuk mencatat uang setoran tunai dari kasir kecil ke kasir besar setiap hari.



BAB IV
PEMBAHASAN


4.1    Pengelolaan Apotek
Apotek Kimia Farma berdiri pada tanggal 1 juli 1988. Apotek ini merupakan salah satu apotek milik pemerintah sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Apotek ini sering mengalami pergantian Apoteker Pengelola Apotek, sejak mulai berdiri sampai sekarang apotek kimia farma telah berganti sebanyak 8 kali.
1. Drs. Umar Said, Apt (periode 1988-1990)
2. Drs. Mansyur Syah, Apt (periode 1990-1997)
3. Drs. Noviardi, Apt (periode 1997-2001)
4. Drs. Juri Waltra (periode 2001-2004)
5. Drs. E.R. Rusman, Apt (periode 2004-2005)
6. M. Rony Hidayat, Apt (periode 2005-2008)
7. Herlambang Wahyun Utomo S.farm, Apt (periode 2008-2010)
8. Oskar Skarayadi S.Si,Apt (2010-Sekarang)
Apotek ini memiliki struktur pegawai yang terdiri dari :
1. Apoteker Pengelola Apotek : Oskar Skarayadi S.Si,Apt
2. Apoteker Pendamping          : Intan Yulia Sari,S.Farm,Apt
3. Tata Usaha                            : Murdo Basuki S.Sos
4. Kasir 1                                  : Eliyani
5. Asisten Apoteker                  : Azhari
Reni Damayanti
Elza Yunita
Luviana
Rani Sabatini Juliana Amd.Farm
Endang Suryani
Ratika Dwi Klara
Apotek kimia farma terdiri dari tiga lantai yang digunakan sebagai pelaksanaan sehari-hari yaitu :
a.    Lantai 1        :    Sebagai tempat pekerjaan penjualan obat bebas dan pelayanan resep dokter serta tempat peracikan resep.
b.    Lantai 2        :    Memiliki tiga ruang yang terdiri dari ruang 1 Apoteker Pengelola Apotek dan ruang lainnya tempat praktik dokter.
c.    Lantai 3        :    Ruangan yang digunakan sebagai gudang obat.

Selain itu Apotek kimia farma 72 juga memiliki praktik dokter yaitu dokter umum dan dokter gigi. Dokter umummnya bernama Jenni SIP No: 397/DKK/ SIP/111/2005 dan praktik dokter ini dibuka pada hari senin s/d sabtu pada pukul 08.00-22.00 WIB. Dokter gigi bernama Drg. Marlyana AZ SIP No: 2009/DKK/SIP/X/2005 dan praktik dpkter gigi ini dibuka pada hari senin s/d Sabtu pukul 17.00-200.
Apotek kimia farma 72 adalah salah satu apotek yang ada di Bengkulu yang berlokasi di jalan Soeprapto No.64 Bengkulu. Apotek ini seluruh pegawai berjumlah 11 orang yang terdiri dari 1 orang APA (Apoteker Pengelola Apotek),1 orang Apoteker Pendamping,1 orang TU (Tata Usaha), 1 orang kasir, 7 orang AA (Asisten Apoteker).
Adapun pengelolaan di Apotek Kimia Farma 72 sebagai berikut:

4.2    Pengelolaan obat
Pengelolaan obat di Apotek Kimia Farma 72 sudah hampir sama dengan teori yang telah ditentukan. Pengelolaan obat di Apotek Kimia Farma 72 dimulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pencatatan, dan pengeluaran obat. Obat yang hampir habis atau sudah habis dicatat di buku defecta lalu diketik kembali dikomputer berapa jumlah barang yang akan di pesan. Kemudian surat pesanan diperlihatkan kepada APA dan ditandatanggani oleh APA.
Apotek kimia farma 72 memesan obat atau barang tidak hanya di PBF provinsi Bengkulu namun juga diluar provinsi Bengkulu. Setelah barang atau obat yang dipesan diterima, barang atau obat tersebut dicek kembali oleh AA. Ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam pemesanan. Setelah itu barang atau obat tersebut disusun dan sisanya dimasukkan kedalam gudang.
Adapun cara pemesanan obat ke PBF Kimia Farma dilakukan dengan cara:
a.    Barang yang kosong ditulis dalam buku defecta.
b.    Pisahkan obat berdasarkan PBF.
c.    Buat surat pesanan.
d.   Ketika barang atau obat datang dicek tanggal kadaluarsanya, baik buruknya obat dan sesuai dengan surat pesanan. Sedangkan cara pemesanan obat atau barang ke PBF lain sama dengan pemesanan obat ke PBF Kimia Farma. Setelah barang atau obat tersebut sudah dicek maka, obat atau barang tersebut disusun di lemari sesuai dengan khasiat dan abjad lalu dicatat di kartu stok.
Golongan obat yang ada di Apotek Kimia Farma 72 adalah obat generik, obat paten, tetes mata, salep mata, obat antibiotik, obat narkotika dan obat psikotropika.
Penyimpanan dan penyusunan semua obat di Apotek Kimia Farma 72 disusun berdasarkan abjad dan kegunaannya. Sedangkan untuk penyimpanan obat narkotika dan obat psikotropika disimpan di lemari khusus. Dan untuk penyimpanan obat pada suhu tertentu maka disimpan di lemari pendigin misalnya suppositoria.
Pengeluaran obat atau barang di Apotek Kimia Farma menggunakan sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire first out).
FIFO adalah barang yang masuk dahulu diletakkan dibagian depan agar memungkinkan diambil dulu atau keluar duluan.
FEFO adalah barang yang mendekati expire date diletakkan dibagian depan agar cepat keluar dan kemungkinan barang yang expire date tidak terjual kecil.

4.3    Pengelolaan Resep
Apotek Kimia Farma 72 bekerja sama dengan PTPN VII, Bank Indonesia, PT. Telkom, Agri Andalas, PT. Enseval, PT. Askes, Pertamina. Perusahaan-perusahaan ini dapat menebus resep atau obat secara kredit. Sehingga Apotek Kimia Farma 72 tidak hanya melayani resep dari dokter,resep tetapi juga resep kredit. Apotek Kimia Farma 72 juga melayani pembelian  obat bebas dan juga pembelian alat kesehatan.
Pengelolaan resep di Apotek Kimia Farma 72 dimulai dengan pengambilan resep dari pasien oleh AA dan diperiksa kelengkapan resep yang meliputi: nama pasien, umur pasien, nama dokter, alamat dokter, paraf dokter, tanggal resep, jumlah obat yang diminta, dan cara pemakaian obat tersebut. kemudian obat-obat yang terdapat pada resep dicek terlebih dahulu dan dihargai, setelah itu diminta persetujuan dari pasien apakah obat akan diambil seluruhnya atau hanya sebagian. Kemudian resep dihargai dan diberi nomor dan kemudian obat diracik, diperiksa dan diberi etiket. Ketika obat yang telah diracik akan diserahkan, obat dicek kembali dan kemudian obat diserahkan kepada pasien dan diberi tahu informasi tentang obat, cara pakai obat atau aturan, tempat penyimpanan obat.
Semua obat di Apotek Kimia farma 72 disimpan di tempat khusus tempat penyimpanan resep, disimpan berurut menurut tanggal. Resep disimpat selama 3 tahun, setelah 3 tahun resep dimusnakan.

4.4    Pengelolaan Administrasi
Pengelolaan administrasi di Apotek Kimia Farma 72 semua harga obat atau barang sudah tercantum semua di komputer. komputer di Apotek Kimia Farma selalu on line. Resep yang akan dihargai, AA cukup menulis nama dan jumlah obat di komputer dan harga resep langsung diketahui. Setelah resep dientri maka struk harga disatukan dengan resep. Penghasilan apotek dicatat dalam bukti setoran kasir, agar tidak terjadi kesalahan dan kesalahpahaman dan penyalahgunaan obat.
Setelah resep diperiksa resep dipisahkan berdasarkan jenis obatnya, seperti penjualan tunai terdiri dari:
1.      Penjualan resep tunai : resep umum, penjualan bebas Obat Wajib Apotek (OWA), UPDS.
2.      Penjualan kredit: PTPN VII, Bank Indonesia, PT. Telkom, Agri Andalas, PT. Enseval, PT. Askes, Pertamina.

Pembukuan yang ada di Apotek Kimia Farma 72 terdiri dari:
1.      Klad kas
2.      Klad bank (buku bank)
3.      Buku pencatatan narkotika
4.      Buku pencatatan psikotropika
5.      Rekap tagihan
6.      Kartu stok
7.      Buku salinan resep (kopy resep)
8.      Blanko kwitansi



BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1    Kesimpulan
Setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Apotek Kimia Farma 72 penyusun dapat menyimpulkan bahwa:
1.      Apotek Kimia Farma No.72 telah melakukan pengelolaan apotek sudah hampir sama dengan teori dan perundang-undangan yang beraku.
2.      Apotek Kimia Farma 72 memesan barang atau obat tidak hanya di provinsi Bengklu tetapi juga di laur provinsi Bengkulu.
3.      Golongan obat yang ada di Apotek Kimia Farma 72 meliputi obat generi, obat paten, obat tetes mata, obat salep mata, obat antibiotic,obat narkotika dan obat psikotropika.
4.      Penyimpanan dan penyusunan semua obat di Apotek Kimia Farma 72 berdasarkan farmakologi obat kemudian diurutkan sesuai abjad.
5.      Penyimpanan obat narkotika dan obat psikotropika di dalam lemari khusus
6.      Apotek Kimia Farma 72 selain melayani resep dokter juga melayani resep kredit (PTPN VII, Bank Indonesia, PT.Telkom, Agri Andalas, PT. Enseval, PT. Askes, Pertamina).
7.      Semua resep di Apotek Kimia Farma disimpan di tempat penyimpanan resep, disimpan berurut menurut tanggal.
8.      Semua harga obat atau barang sudah tercantum semua di komputer.
9.      Ada penandaan kadaluarsa obat.
5.2    Saran
Berdasarkan Praktik Kerja Lapangan ini, penyusun memberikan saran-saran sebagai berikut:
1.      Pada waktu PKL hendaknya diberikan waktu yang lebih lama lagi supaya siswa-siswi peserta PKL lebih banyak memahami dan mendapatkan ilmu pengetahuan dilapangan.
2.       Pada apotek hendaknya menyediakan Mushola untuk para antrian pada Apotek.

1 komentar: